商街物业档案管理制度1步行街物业档案管理制度1目的使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。2适用范围公司所有档案的管理。3公司资料室文档资料管理公司资料室文档资料管理范围:公司下面是小编为大家整理的商街物业档案管理制度,菁华1篇（范例推荐）,供大家参考。
商街物业档案管理制度1
步行街物业档案管理制度1目的使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2适用范围公司所有档案的管理。
3公司资料室文档资料管理公司资料室文档资料管理范围:公司内部重要文件;
公司对外往来的各类公文;
公司内部重大活动、事件记录;
物业管理相关政策、法规;
重要资料及文档资料的电脑备份;
人事资料;
业主资料资料等。
文档资料收集及整理:人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引,档案存放应有明确标识,以便查找;
财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引;
其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档,并编制存放目录索引。
物业管理相关政策 、法规:由综合文员负责从报刊杂志及*来文中剪辑,统一归入条例、法规类文件夹,并每季度核对或动议更改文件。
重要资料:由综合文员负责收集,主要包括:外出考察资料,重要资料归属重要资料类文件夹。
公司本部重要文件,主要包括:
内部管理文件:以公司名义下发的人事、行政类文件。
人事制度:公司各种人事政策,条例和规定等。
行政制度:公司各种行政制度、条例和规定等。
重要通知及通报:公司各种重要的通知、通告。
公司会议纪要:总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。
以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。
各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等,由综合文员责收集、跟踪处理结果,并交综合文员存档。
公司对外往来的各类公文:主要包括*部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等,由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。
文档资料查阅或复印:物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印,需到综合文员办理登记手续。
4各部门文档资料管理
各部门文件分类及编制要求:
各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,统一使用打印稿,行文应规范,不得有错别字。
通常情况下,文件标题定为三号黑体字,文件编号为小四号黑体字,文件内容为小四号宋体字。
公司各部门(含职能部门 、业务部门及临时成立的工作小组等)常用文件类别:
1)人事类:包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。
2)行政类:包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。
)通知类:内部各类通知。
4)培训类:培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。
5)会议类:部门例会、专题会议、业委会会议等。
6)合同、协议类:部门签定的合同(租赁合同、买卖合同等)。
7)对外文件类:
①对*部门、上级单位、外企业、机构发文等;
②对客户发文等:③其它类:如电话表、名单、启示等。
质量管理部应保管的资料:
发展商提供的资料:
1)产权资料;2)技术资料(含图纸);)交接手续及清单等。
文档收集及整理:各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档,并编制存放目录索引,存放应有明确标识,并妥善保管。
公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。
各类文件更改要求:各类文件张贴或下发后如需更改,必须由原文件审批人审批后,方可执行,并需即作废文件,同时在新文件上注明"以此文件为准"。
各类文件发放要求:
文件的发放应注明发放级别,通常应包括以下几类:
1)部门负责人以上人员阅;2)主管级以上人员阅;)内部传阅;
4)张帖。
重要文件的发放应办理签收手续。
有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件,除责任者自行携带方式外,必须加封后传递。
文件通常张贴一周后收回存档,内部管理文件须加强保密工作,禁止外来人员拍摄或抄录。
电脑文档管理:
公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作,各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。
电脑文档须按文件类别设立相应的子目录,分类保存各类文件,重要文件(行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密,且以光盘备份,并指定专人保管,管理情况须在部门经理处备案。
电脑文档须妥善保存,如需删除,须报部门经理批准。
与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件,除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。
资料管理人员要定期检查专柜,核对件数,做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理。
如系人为造成,要追究有关人员的责任。
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